Вы контролируете свои данные Microsoft Office 365? Есть ли у вас доступ ко всем необходимым файлам и объектам? Обычно люди сразу же говорят «Ну, конечно» или «Обо всем заботится Microsoft». Но если задуматься — вы уверены, что это так? Microsoft отвечает за многое и предоставляет клиентам отличный сервис. Однако основная задача Microsoft — управление инфраструктурой Office 365 и обеспечение непрерывной работы пользователей. Ответственность за ваши данные они передают ВАМ. Существует ошибочное представление о том, что Microsoft обеспечивает полноценное резервное копирование пользовательских данных. Если заказчики не пересмотрят свое отношение к защите данных, это может иметь крайне негативные последствия. Главное, что необходимо сделать — убедиться, что у вас есть доступ к сервисам Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive для бизнеса и Microsoft Teams и вы можете контролировать свои данные. Этот отчет показывает, чем вы рискуете, если у вас нет резервной копии Office 365, и как решения для резервного копирования Microsoft Office 365 решают проблему долгосрочного хранения и защиты данных.

«Нас беспокоил вопрос политик резервного копирования и долгосрочного хранения данных Office 365. Поэтому мы решили самостоятельно выполнять резервное копирование наших данных Office 365». — Карен Сент-Клер, Руководитель отдела ИТ, Columbia Power & Water Systems

Большое заблуждение относительно Office 365 Недоразумение возникает в таком случае. Пользователи предполагают, будто ответственность за защиту и долгосрочное хранение данных Office 365 лежит на Microsoft, в то время как на самом деле они сами отвечают за это. Резервное копирование и возможность восстановления данных, которые обеспечивает Microsoft, зачастую отличаются от того, чего ждут пользователи. Это значит, что, помимо обычных мер по защите данных, которые предлагает Office 365, вам может потребоваться переоценка фактического уровня контроля над вашими данными и их доступности. Microsoft Office 365 обеспечивает геодублирование данных, которое путают с резервным копированием. Резервное копирование — это создание копии данных на определенный момент времени. В дальнейшем эта копия может храниться в другом месте. Главное, что необходимо сделать — убедиться, что у вас есть возможность доступа к этой резервной копии и контроль над ней. Тогда при потере данных, например, в результате случайного удаления или злонамеренного воздействия их можно восстановить из этой копии. Геодублирование же позволяет защитить данные от сбоя в работе оборудования. Таким образом, при аварии инфраструктуры или отключении электричества данные будут по-прежнему доступны для пользователей, независимо от наличия этих проблем

7 причин, почему критически важно обеспечить защиту Office 365 Microsoft Office 365 — это надежная и высокопроизводительная платформа, предоставляющая «ПО как услугу» (SaaS), которая идеально соответствует требованиям множества организаций. Office 365 обеспечивает вашим пользователям доступность приложений и их непрерывную работу. Наличие резервной копии данных этой системы позволит вам также защитить информацию от угроз безопасности. Возможно, вы или ваш менеджер думаете: «Хватит и обычной корзины для удаленных файлов». Эту Случайное удаление Пробелы и неточности в политике хранения Внутренние угрозы безопасности ошибку совершают многие люди. Среднее время от повреждения данных до момента, когда это обнаруживается, составляет более 140 дней1. Это очень много. Весьма вероятно, что вы и не заметите отсутствия каких-то данных, пока не будет слишком поздно, чтобы восстанавливать их из корзины.

№3 Внутренние угрозы безопасности Говоря об угрозах для безопасности, мы сразу представляем себе хакеров и вирусы. Однако компании гораздо чаще, чем кажется на первый взгляд, сталкиваются с внутренними угрозами. Организации становятся жертвами произвольных и непроизвольных угроз со стороны собственных сотрудников. Права доступа к файлам и контактам меняются так быстро, что бывает трудно уследить за теми, кому больше всего доверяешь. У Microsoft нет возможности отличить обычного сотрудника компании от уволенного, который пытается удалить критически важные данные, перед тем как ее покинуть. Кроме того, некоторые пользователи невольно создают серьезную угрозу безопасности, когда скачивают зараженные файлы или случайно раскрывают имена пользователей и пароли на сайтах, которым они ошибочно доверяют. Еще один пример — фальсификация доказательств. Представьте себе, что сотрудник сознательно уничтожает компрометирующие его файлы или сообщения, так что к ним не могут получить доступ правоохранительные или надзорные органы или отдел по работе с персоналом. №4 Внешние угрозы безопасности Вредоносное ПО и вирусы, например, программы-вымогатели, нанесли серьезный ущерб многим организациям по всему миру. Опасности подвергается не только репутация компании, но и конфиденциальность и безопасность данных сотрудников и клиентов. Вредоносное ПО может проникать через систему защиты в виде сообщений электронной почты и их вложений. Не всегда достаточно объяснить пользователям, на что нужно обращать внимание, особенно когда зараженные сообщения выглядят очень заманчиво. Собственные возможности резервного копирования и восстановления данных Exchange Online не позволяют справиться с серьезными атаками. Регулярное резервное копирование позволит гарантировать наличие «чистой» резервной копии и быстрое восстановление данных. критически важных причин необходимости резервного копирования Office 365 7 №5 Соблюдение требований законодательства и нормативов Иногда требуется неожиданно восстановить сообщения электронной почты, файлы или данные других типов в ходе судебного разбирательства. Многим даже не приходит в голову, что такое может случиться с ними, но это все равно случается. Корпорация Microsoft предлагает несколько возможных настроек для защиты данных («Удержание» и «Судебное удержание») Но встроенные функции системы не являются надежным решением для резервного копирования, которое защитит вашу компанию от юридических проблем. Например, при использовании специального решения для резервного копирования, если вы случайно удалили электронные письма или документы, прежде чем включили режим судебного удержания, вы сможете вернуть их и обеспечить выполнение своих обязательств в соответствии с законом. Требования законодательства и нормативов, а также правила предоставления доступа могут отличаться в разных отраслях и странах, однако штрафы, пени и правовые споры вам в любом случае ни к чему. №6 Управление гибридными развертываниями электронной почты и переходом на Office 365 Организациям, использующим Office 365, обычно требуется некоторое время для перехода от использования локального сервера Exchange к облачному Exchange Online. Некоторые специально оставляют небольшую часть старой инфраструктуры, чтобы повысить гибкость системы и уровень контроля. Такие гибридные инфраструктуры электронной почты встречаются достаточно часто, но при этом создают дополнительные сложности в управлении. Правильное решение для резервного копирования Office 365 должно быть в состоянии обрабатывать данные гибридной инфраструктуры и одинаково успешно копировать их, независимо от местонахождения. Кроме того, у вас должна быть возможность хранить данные в любом удобном месте: локально, в облачном объектном хранилище, таком как AWS S3 или Azure Blob, или в инфраструктуре поставщика управляемых услуг. критически важных причин необходимости резервного копирования Office 365 8 #7 Структура данных Teams Решение Microsoft Teams используется все шире, особенно с распространением удаленной работы. Оно стало центром обеспечения производительности. Microsoft создал Teams в качестве пользовательского интерфейса, объединяющего такие службы Office 365, как SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. Такой подход обеспечивает гибкую коммуникацию и совместную работу в реальном времени для рабочих групп. Вам необходимо обеспечить защиту данных в этих приложениях, но это далеко не все. В защите нуждаются настройки и параметры Teams, а также членство в группах, чтобы их можно было восстановить. Специальное решение для резервного копирования может защитить не только данные, но и эти настройки и соответствующие связи между приложениями. Люди активнее чем когда-либо используют группы Teams для работы над проектами и специальными программами. Однако после завершения проекта вам может потребоваться копия этих данных для долгосрочного хранения в соответствии с требованиями нормативов и законодательства. Часто группы Teams ошибочно удаляют, или к ним применяют неправильные настройки сроков хранения, и в результате другие файлы или важные документы становятся недоступны. Резервные копии могут помочь и в краткосрочной перспективе. Например, если один из сотрудников написал что-то неподобающее в чате Teams, а затем удалил сообщение, резервная копия позволит восстановить текст и передать его для анализа в отдел персонала. Сторонние поставщики решений для резервного копирования не только обеспечивают защиту от проблем, но и предлагают различные способы восстановления отсутствующих или случайно удаленных групп или каналов.

Подписывайтесь: